Is er voor iedereen

Archiefbeheer

foto van een archiefdepot

Archiefbeheer is het geheel van activiteiten die een organisatie onderneemt om haar archiefdocumenten te bewaren, te selecteren, te ontsluiten en ter beschikking te stellen.

Bewaren
De archieven worden bewaard in 5 archiefdepots die klimatologisch aangepast zijn om de documenten op een duurzame manier te bewaren. Duurzaam betekent ook dat de archiefdocumenten in zuurvrije omslagen en archiefdozen verpakt worden

Selecteren
Het Archief bepaalt volgens de OCMW selectielijst welke archiefdocumenten permanent bewaard moeten worden en welke vernietigd mogen worden. Deze selectielijst, die door het Algemeen Rijksarchief goedgekeurd is, geeft een zo volledig mogelijke opsomming van documenten die in een OCMW kunnen voorkomen. De lijst geeft vervolgens aan wat er met die documenten moet gebeuren: permanent bewaren omwille van hun culturele of historisch-wetenschappelijke waarde, of vernietigen na afloop van hun administratieve bewaartermijn. Deze termijn geeft aan hoe lang de documenten juridisch belang (bewijswaarde) of administratief nut hebben (zie document selectielijsten). Wanneer de bewaartermijn is verstreken, start het Archief de procedure met toelatingen zodat alle vernietigingen correct en zonder informatieverlies verlopen. (zie document vernietigingsprocedure)

Ontsluiten
Het Archief zorgt ervoor dat de diensten van het OCMW hun documenten goed klasseren en vervolgens archiveren. Het archiveren gebeurt via het invoeren van beschrijvingen in Archipro. Door het bijhouden van deze beschrijvingen in Archipro en het maken van inventarissen van het historisch archief en legt het Archief de inhoud van de archieven vast.

Ter beschikking stellen
In de ruime leeszaal kan iedereen die op zoek is naar informatie de openbare archieven inkijken. De registers van de vondelingen zijn gedigitaliseerd en rechtstreeks op de site te bekijken. In de erfgoedkamer worden interessante stukken uit het historisch archief gebruikt voor tentoonstellingen.

 

Voor vragen
info.archief@ocmw.gent

Verantwoordelijken
Tom Haeck
09 266 94 02
tom.haeck@ocmw.gent

Ruth Versteyhe
09 266 38 18
ruth.versteyhe@ocmw.gent




Level A conformiteit, W3C WAI Web Content Accessibility Guidelines 2.0