Is er voor iedereen

Belang van het archief

Archief Gent  »  Info  »  Belang van een archief

Wij willen als Archief werken volgens het paradigma van het records continuüm in tegenstelling tot het levensloopmodel. Het records continuüm gaat uit van integraal documentbeheer. Dit omvat de volledige levenscyclus van een document die start nog voor zijn creatie en loopt tot en met zijn archivering of vernietiging. Het verschil met het levensloopmodel is dat in dit model archivarissen proactief nadenken en richtlijnen formuleren over de inhoud en de organisatiewijze van klassement en dossiers. Dossiervorming, -beheer en archivering worden op elkaar afgesteld zodat ze één proces vormen en in functie van de werkprocessen worden uitgetekend. Archiveren is dan niet louter een kwestie bij het afronden van een dossier of wanneer plaatsgebrek dreigt, maar een proces ingebed in de eigenlijke werkprocessen. Met deze toekomstgerichte aanpak verhoogt de kwaliteit van de informatiehuishouding bij de administratie en worden bottlenecks en informatiepuinhopen vermeden. Een ander voordeel van deze aanpak is dat de administratie gearchiveerde dossiers gemakkelijker opnieuw kan opzoeken en ontlenen, wat bij het versnellen van het archiveringsmoment frequenter zal voorkomen. Aan dit model ligt het besef ten grondslag dat archiefvorming, selectie, overbrenging en bewaring niet strikt achtereenvolgende fasen hoeven te zijn. Een archivaris wordt op die manier eerder een records manager of documentbeheerder.

Het model houdt rekening met de veelheid aan betekenissen en rollen die archieven hebben voor de organisatie die ze creëerde, een rechtsopvolger van die organisatie of de maatschappij in het algemeen, zowel gelijktijdig als gespreid in de tijd. Uiteindelijk worden archiefdocumenten bijgehouden omdat ze voor de organisatie belangrijk zijn voor het voeren van een efficiënte bedrijfsvoering, met het oog op verantwoording en bewijsvoering van het beleid en tot slot omwille van de cultuurhistorische betekenis voor de maatschappij in zijn geheel.

 

1. Het verzekeren van een efficiënte bedrijfsvoering

Organisaties, maar ook privé-personen, gebruiken hun dossiers, archieven bij het afhandelen van hun taken, om toe te laten beslissingen te nemen en acties te ondernemen.

Bij het onthaal van een cliënt wordt bijvoorbeeld een onthaalfiche opgemaakt met gegevens over de hulpvraag en de betrokken cliënt. Dit document stelt de maatschappelijk werker die de hulpvraag uiteindelijk zal opnemen in staat om de juiste handelingen te stellen, zonder opnieuw de cliënt dezelfde vragen te moeten stellen.

2. Het leveren van bewijs en verantwoording van de gestelde acties en handelingen

Het archief kan achteraf eveneens bewijs leveren van wat er in het verleden is beslist, welke handelingen er werden gesteld. Archieven bieden zicht op precedenten en voorgaand werk. Hierdoor wordt tijd en geld bespaart omdat dezelfde informatie niet nodeloos moet verzameld worden. Archieven bieden ook een bescherming tegen fraude en bedrog en stellen organisaties in staat hun rechten te verdedigen en geven de kans verantwoording af te leggen van het beleid.

Het personeelsdossier van een medewerker die niet langer voor de organisatie werkt, kan gebruikt worden om de betrokkene later een attest af te leveren dat hij / zij voor de organisatie gewerkt heeft. Onder andere naar bewijzen van pensioenrechten zijn deze dossiers van groot belang, zelfs als de medewerker reeds lang de organisatie heeft verlaten.

3. Maatschappelijk, cultureel en historisch belang

Sommige archieven hebben naast de inherente waarde naar bedrijfsvoering en leveren van bewijs ook een grotere maatschappelijke waarde. Historisch, demografisch en ander wetenschappelijk onderzoek is mogelijk door gerichte bewaring van archieven met een groot maatschappelijk belang.

 

 

Slecht archiefbeheer kan dus allerlei minder aangename gevolgen hebben:

  • De organisatie kan niet aantonen dat zij bepaalde handelingen, die van haar verwacht werden, heeft gesteld of dat de juiste procedures zijn gevolgd.
  • De organisatie is niet meer in staat zich te verdedigen tegen klachten omtrent hun goederen of diensten of de handelingen die gesteld werden door haar medewerkers.
  • De organisatie kan haar rechten niet meer verdedigen of doen gelden.
  • Bedrijfsvoering komt in het gedrang door het ontbreken van belangrijke informatie die eerder was vastgelegd maar onvindbaar is.
  • De rechten van de klant, de burger en de maatschappij in het algemeen komen in het gedrang.

 

 




Level A conformiteit, W3C WAI Web Content Accessibility Guidelines 2.0