Is er voor iedereen

Informatiebeheer

Schema inforamtiebeheer

 

Het Archief gaat uit van een integraal informatiebeheer. Niet alleen de documenten die binnen komen in de archiefdepots moeten beheerd worden, ook de informatie die op de OCMW diensten aanwezig is, is de verantwoordelijkheid van het Archief. Integraal informatiebeheer omvat de volledige levenscyclus van een document die start nog voor zijn creatie en loopt tot en met zijn archivering of vernietiging.

 

 

 

 

 

 

 

Wat houdt het informatiebeheer van het OCMW Gent in?

  • De diensten moeten op de hoogte zijn van efficiënt informatiebeheer. Daarom werken we aan verschillende nota’s met goede werkwijzen en tips die voor het OCMW personeel beschikbaar zijn via het intranet. (link naar bestandsnamen, informatiedelen)
  • We streven ernaar om de overdrachtstermijn van passief geworden dossiers zo kort mogelijk te houden, zo blijven enkel actieve dossiers op de werkvloer en kan een dienst efficiënter werken.
  • Via regelmatige bezoeken aan OCMW diensten, ofwel de archiefvormers, krijg je betrokkenheid en een betere samenwerking. 
  • In de toekomst krijgt elke dienst van het OCMW een generiek digitaal klassement voor de ondersteunende en managementtaken van de dienst. Zo krijgt het digitale klassement een logische en herkenbare vorm, kunnen digitale documenten op een juiste plaats geklasseerd worden en daarenboven gemakkelijk teruggevonden worden.
  • Eens het e-depot gerealiseerd wordt door het DIA_Gent project kunnen ook digitale dossiers, documenten en applicaties gearchiveerd worden op een duurzame manier.
  • Door het opmaken van informatiebeheersplannen is het Archief op de hoogte van welke documenten er precies bij een bepaalde dienst aanwezig zijn. Zo kunnen overdrachtstermijnen en bewaartermijnen eenvoudiger toegekend worden.
  • Via het systeem Archief Ontleningen kunnen diensten reeds gearchiveerde dossiers of documenten terug ontlenen. Indien een dossier terug actief wordt, wordt het een permanente ontlening.

 

Voor vragen
info.archief@ocmw.gent

Verantwoordelijken
Tom Haeck
09 266 94 02
tom.haeck@ocmw.gent

Ruth Versteyhe
09 266 38 18
ruth.versteyhe@ocmw.gent




Level A conformiteit, W3C WAI Web Content Accessibility Guidelines 2.0