Is er voor iedereen

Scanteam Archief OCMW Gent

Archief Gent  »  Info  »  Actueel  »  Scanteam Archief OCMW Gent

Sinds januari 2013 is het team administratief medewerkers van het Archief omgedoopt tot scanteam. Dit team behandelt dagelijks de aanvragen naar informatie vanuit andere OCMW-diensten. Deze aanvragen kunnen kopieën of originelen van personeelsdossiers, brieven aan cliënten, aantekenbewijzen van brieven, verslagen van BCSD-zittingen, betaalbewijzen… zijn. In 2012 behandelde het Archief 13.453 aanvragen, een stijging van meer dan 300 % ten opzichte van 2011!

 

 

Het grootste deel van de aanvragen gaat over sociale dossiers. Dagelijks wordt een aantal van die passieve sociale dossiers weer actief: de cliënt komt terug in steun bij het OCMW. Het is dan de taak van het scanteam om zo’n sociaal dossier beschikbaar te stellen in Digitaal Sociaal Dossier (DSD). Sinds januari 2013 werkt het OCMW Gent namelijk niet meer met papieren sociale dossiers. Nieuwe sociale dossiers worden digitaal aangemaakt in DSD, weer actief geworden dossiers worden gedigitaliseerd door het scanteam.

Schoning

Vóór deze digitalisering moeten de sociale dossiers ‘scanklaar’ gemaakt worden: alle nietjes, paperclips, post-its en andere schadelijk materialen gaan eruit. Ook dubbels en kladversies van documenten worden verwijderd. Bij de ‘schoning’ moet het sociale dossier een juiste ordening krijgen en worden de documenten in omgekeerde chronologische volgorde geplaatst. We doen dit om het voor de medewerkers van het OCMW makkelijker te maken met het digitale dossier te werken.

Kwaliteitscontrole

Na de digitalisering wordt er een kwaliteitscontrole gedaan door het scanteam. Er wordt gecontroleerd of alle gescande documenten leesbaar zijn, of ze niet omgekeerd gescand zijn, of bepaalde documenten verwijderd mogen worden zoals blanco pagina’s…
 
Zo zorgt het scanteam van het Archief OCMW Gent voor de goede werking van de Sociale Dienst. Sociale dossiers zijn sneller uitwisselbaar zodra ze gescand zijn en door de schoning zit het dossier op orde.




Level A conformiteit, W3C WAI Web Content Accessibility Guidelines 2.0